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Frauen = Multitasking?
Frauen sind Multitaskingfähig – das haben wir alle schon häufig gehört! In gewisser Weise stimmt das auch: Frau kann telefonieren, sich dabei etwas aufschreiben und daneben noch ihre Lieblingssendung gucken! Aber bei all diesen Dingen handelt es sich um Nebensachen. Es spielt keine Rolle [fällt vielleicht auch niemals auf], wenn von der Sendung etwas nicht mitbekommen oder das Telefonat nicht gänzlich wahr genommen wurde.
Die Dame, die schon einmal versucht hat auf dem einen Ohr zu telefonieren und nebenbei weiterzuarbeiten, also zum Beispiel einen Text zu schreiben, in dem es um etwas völlig anderes ging, weiß: Auch Frauen sind nicht Multitaskingfähig! Natürlich kann Frau [wie auch Mann] beides gleichzeitig, aber beides geschieht nur halbherzig! Die Qualität des Textes sinkt garantiert und wie viel hat man danach wirklich vom Telefonat mitbekommen?
Wissenschaftliche Untersuchungen belegen dies sogar: Die Qualität der Arbeiten sinkt, wenn mehrere Dinge gleichzeitig getan werden. Das Gehirn ist überlastet und am Ende muss Zeit aufgewandt werden, um entstandene Fehler auszubügeln. Wer also bisher immer noch dem Ammenmärchen geglaubt hat, dass die Arbeit schneller von der Hand geht, wenn mehrere Dinge gleichzeitig erledigt werden, sollte sich nun eines Besseren belehren lassen. Das Gegenteil ist der Fall: Es passieren unweigerlich Fehler!
Um bei der Arbeit besser vorwärts zu kommen, ist es besser gleiche Dinge zusammen zu fassen!
Zum Beispiel:
- Telefonate [wenn möglich!] sammeln und Telefonliste an einem Stück abtelefonieren! Wurde jemand nicht erreicht, kann er nach Erledigung der anderen Telefonate noch einmal angerufen [und vielleicht erreicht] werden.
- Post an einem Stück eintüten und nicht jedes Schreiben einzeln, wenn es fertig wird.
- Auch Ablage sollte auf Stoß abgeheftet werden und nicht immer sofort, wenn ein Ablagestück anfällt.
Fazit: Alles schön der Reihe nach!
Effizient am Computer arbeiten
photo credit: danielbrezina.com
Im Berufsalltag funktioniert heute nichts mehr ohne einen Computer. Der Computer ist zum beinahe unersetzlichen Arbeitsmittel geworden. Er erleichtert uns viele Arbeiten und bringt uns auch noch einen großen Zeitgewinn. Damit die Zeitersparnis noch effektiver wird, finden Sie hier noch einige Tipps zum effizienten arbeiten am Computer.
- Eignen Sie sich Tastenkombinationen für die wichtigsten Handgriffe wie speichern, drucken und ähnliches an.
- Halten Sie Ihren PC “sauber”. Löschen Sie regelmäßig Dateien, die Sie nicht mehr benötigen. Auch Lesezeichen, E-Mails, Adressen sollten von Zeit zu Zeit aufgeräumt werden.
- Lassen Sie regelmäßig einen Viren- und Spywarescanner laufen. Außerdem sollten Sie alle zwei bis drei Monate Ihre Festplatte defragmentieren.
- Gewöhnen Sie sich an, Ihre Arbeit in regelmäßigen Abständen zu speichern, insbesondere bevor Sie drucken. Am besten aktivieren Sie die automatische Speicherung!
- Drucken Sie den Dateinamen und den Speicherungspfad mit. Sie finden Ihre Dokumente dadurch schneller wieder.
- Benennen Sie Ihre Ordner im Computer genau so, wie Ihre Papierablage.
- Behalten Sie so wenig Papier wie möglich in Ihrem Büro und archivieren Sie nach Möglichkeit elektronisch.
- Vergeben Sie sinnvolle Speichernamen! Zum Beispiel: 2009-02-06 Content BSW (Datum, Thema, Empfängerkürzel)
Prioritäten setzen und effizient arbeiten
Damit Sie im Büroalltag effizient arbeiten können und nicht von Ihrer Arbeit erschlagen werden, sollten Sie Prioritäten setzen. Das Setzen von Prioritäten hilft Ihnen wichtige und dringende Sachen zu sondieren, aber auch die scheinbar unwichtigen Aufgaben nicht zu vergessen. Erstellen Sie sich eine ToDo-Liste und teilen Sie allen Aufgaben eine Priorität zu. Am besten machen Sie das in Word oder Excel und schreiben einfach runter, was Ihnen einfällt. Danach können Sie über die Sortierfunktion nach Prioritäten sortieren lassen und die Liste ist schön übersichtlich. Aktualisieren (und ergänzen!) Sie diese Liste am Ende eines jeden Arbeitstages!
A-Priorität
Diese Aufgaben müssen heute erledigt werden!
Sie sollten Aufgaben einer A-Priorität zuordnen, wenn sie dringend und wichtig sind! Meistens hat es ernste Konsequenzen zur Folge, wenn diese Aufgabe nicht erledigt wird.
B-Priorität
Es wäre gut, wenn Sie sich noch heute um diese Aufgabe kümmern!
Aufgaben bekommen eine B-Priorität, wenn sie wichtig, aber nicht dringend sind. B-Prioritäten, die Sie heute nicht erledigt haben, werden am nächsten Tag zur A-Priorität und müssen erledigt werden!
C-Priorität
Diese Aufgaben sollten Sie, wenn möglich, delegieren!
Aufgaben mit C-Priorität sind zwar dringend, aber nicht wichtig! Hinterfragen Sie diese Aufgaben: Was passiert, wenn Sie es nicht tun? Nichts? Dann in den Papierkorb damit oder an jemand anderen deligieren. Sagen Sie auch einfach mal “Nein” wenn Ihnen jemand eine solche C-Aufgabe andrehen möchte, Sie haben schließlich wichtigeres zu tun! C-Aufgaben, die Sie wirklich erledigen müssen, werden nach 4 Tagen zur B-Priorität, am 5. Tag muss die Aufgabe erledigt werden!
D-Priorität
Diese Aufgaben sind weder wichtig noch dringend.
Es geschieht nichts, wenn sie nicht erledigt wird: Ab in den Papierkorb!
Wenn Sie nach dem Prioritäten-Prinzip arbeiten, haben Sie immer das Wichtigste erledigt und vergessen auch die nicht so wichtigen Dinge nicht.
