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Ohne E-Mail geht im Berufsalltag schon fast nichts mehr. In vielen Fällen wird man nahezu mit E-Mails überhäuft – Sie kennen es vielleicht selbst! Und umso häufiger quält man sich durch seine E-Mail-Ordner und sucht eine bestimmte Information – findet Sie aber nicht. Um Ihnen den Arbeitstag ein wenig zu erleichtern erfahren Sie hier einige Kniffe, zum besseren Umgang mit MS Outlook.

Ändern Sie den Betreff von empfangenen E-Mails

Häufig kommt es vor, dass Sie E-Mails bekommen, dessen Betreff nicht wirklich viel über den Inhalt der E-Mail aussagen. Ändern Sie in solchen Fällen einfach den Betreff der E-Mail, das geht ganz schnell und einfach:

1. E-Mail öffnen und den Betreff markieren
2. Betreff informativ ersetzen
3. ESC drücken und die Änderung speichern

Es besteht auch die Möglichkeit die Einstellung so zu wählen, dass die E-Mail nicht erst geöffnet werden muss. Die Ansicht des jeweiligen Ordners muss dafür geändert werden:

1. Rechtsklick auf die Spaltenüberschrift
2. „Aktuelle Ansicht anpassen” im Kontextmenü auswählen
3. „Weitere Einstellungen” anklicken
4. die Option „Bearbeiten in der Zeile ermöglichen” wählen
5. Zweimal mit „Ok” bestätigen

Der Betreff der E-Mail und auch alle weiteren anklickbaren Felder können nun geändert werden.

Sie haben sich einen Tag freigenommen, haben Urlaub oder Betriebsferien – es sei Ihnen gegönnt. Erholen muss sich jeder einmal! Damit Ihre E-Mails aber nicht über die Dauer Ihrer Abwesenheit ungelesen im Postfach liegen und womöglich Unmut beim Absender aufkommt, sollten Sie Ihren Urlaub professionell vorbereiten.

Eine längere Abwesenheit sollten Sie daher schon einigen Wochen vorher in Ihren E-Mails  ankündigen. Ein ganz einfacher Hinweis in Ihrer Signatur ist dabei schon sehr effektiv, zum Beispiel:

Bitte vormerken: Vom 01. März 2009 bis zum 15. März 2009 bin ich im Urlaub.

Über die Dauer Ihrer Abwesenheit sollte Sie eine automatische Abwesenheitsbenachrichtigung einstellen, diese könnte so aussehen:

Guten Tag,

vielen Dank für Ihre E-Mail. Wir befinden uns noch bis zum 15. März 2009 im Urlaub, Ihre Nachricht muss daher noch so lange ungelesen in unserem virtuellen Postfach liegen. Eine schnelle Antwort nach unserer Rückkehr versprechen wir Ihnen schon jetzt.

Freundliche Grüsse aus Essen

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