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Die häufigsten Zeitkiller und wie Sie damit umgehen!
Denn meisten von Ihnen ist das Problem bekannt: Zeitdruck bei der Arbeit! Aber gerade wenn Ihnen die Zeit unheimlich knapp erscheint, sollten Sie sich den Moment nehmen und sich kurz selbst organsieren, damit nicht alles im Chaos endet. Einer der größten Zeitkiller:
Sie haben sich zuviel vorgenommen!
Sie schauen abends auf Ihre ToDo Liste und stellen fest, dass Sie nicht annährend das geschafft haben, was Sie vorgehabt haben. Sie haben sich schlichtweg zuviel aufgehalst. Dies können Sie ändern, in dem Sie wirklich nur die Dinge, die dringend und wichtig sind (A-Prioritäten!) erledigen. Verplanen Sie für diese Aufgaben auch nicht den ganzen Tag, planen Sie realistisch, in dem Sie nur 3/4 des Arbeitstages verplanen und freuen Sie sich lieber darüber, wenn Sie mehr schaffen, als geplant.
Ein weiterer Zeitdieb: Sie haben zu wenig Zeit für die anstehenden Aufgaben eingeplant! Die anstehenden Aufgaben nehmen mehr Zeit in Anspruch nehmen, als Sie eingeplant haben! In diesem Fall sollten Sie über mehrere Tage hinweg dokumentieren, wie lange Sie für die Aufgabe tatsächlich gebraucht haben, um demnächst ein realistisches Zeitfenster einplanen zu können.
Und last but not least: Sie können nicht “Nein” sagen! Auch das ist ein großer Zeitdieb. Sie lassen sich immer wieder Aufgaben aufhalsen, die nicht in Ihren Aufgabenbereich gehören oder die Sie, mangels Zeit, eigentlich überhaupt nicht erledigen können. Überlegen Sie gut, bevor Sie solche Aufgaben annehmen. Sagen Sie konsequent “Nein!” und liefern Sie ruhig eine Erklärung, dass Sie die Aufgabe aufgrund der Beschäftigungssituation nicht erledigen können. Bieten Sie an sich darum zu kümmern, sobald Sie Luft haben oder suchen Sie mit der Person nach einer anderen Lösung. Sollte die Aufgabe von Ihrem Chef kommen, klären Sie mit ihm die Prioritäten der noch offen stehenden Aufgaben.
Prioritäten setzen und effizient arbeiten
Damit Sie im Büroalltag effizient arbeiten können und nicht von Ihrer Arbeit erschlagen werden, sollten Sie Prioritäten setzen. Das Setzen von Prioritäten hilft Ihnen wichtige und dringende Sachen zu sondieren, aber auch die scheinbar unwichtigen Aufgaben nicht zu vergessen. Erstellen Sie sich eine ToDo-Liste und teilen Sie allen Aufgaben eine Priorität zu. Am besten machen Sie das in Word oder Excel und schreiben einfach runter, was Ihnen einfällt. Danach können Sie über die Sortierfunktion nach Prioritäten sortieren lassen und die Liste ist schön übersichtlich. Aktualisieren (und ergänzen!) Sie diese Liste am Ende eines jeden Arbeitstages!
A-Priorität
Diese Aufgaben müssen heute erledigt werden!
Sie sollten Aufgaben einer A-Priorität zuordnen, wenn sie dringend und wichtig sind! Meistens hat es ernste Konsequenzen zur Folge, wenn diese Aufgabe nicht erledigt wird.
B-Priorität
Es wäre gut, wenn Sie sich noch heute um diese Aufgabe kümmern!
Aufgaben bekommen eine B-Priorität, wenn sie wichtig, aber nicht dringend sind. B-Prioritäten, die Sie heute nicht erledigt haben, werden am nächsten Tag zur A-Priorität und müssen erledigt werden!
C-Priorität
Diese Aufgaben sollten Sie, wenn möglich, delegieren!
Aufgaben mit C-Priorität sind zwar dringend, aber nicht wichtig! Hinterfragen Sie diese Aufgaben: Was passiert, wenn Sie es nicht tun? Nichts? Dann in den Papierkorb damit oder an jemand anderen deligieren. Sagen Sie auch einfach mal “Nein” wenn Ihnen jemand eine solche C-Aufgabe andrehen möchte, Sie haben schließlich wichtigeres zu tun! C-Aufgaben, die Sie wirklich erledigen müssen, werden nach 4 Tagen zur B-Priorität, am 5. Tag muss die Aufgabe erledigt werden!
D-Priorität
Diese Aufgaben sind weder wichtig noch dringend.
Es geschieht nichts, wenn sie nicht erledigt wird: Ab in den Papierkorb!
Wenn Sie nach dem Prioritäten-Prinzip arbeiten, haben Sie immer das Wichtigste erledigt und vergessen auch die nicht so wichtigen Dinge nicht.
Was ist zum Jahresanfang im Büro zu erledigen? (Checkliste)
Das neue Jahr hat begonnen und neben dem Entsorgen der Unterlagen, die nun nicht mehr aufbewahrt werden müssen, sollte Sie auch sonst Ihr Büro von allen Angelgenheiten aus dem Vorjahr befreien, die jetzt nicht mehr benötigt werden. Am besten nehmen Sie sich für jeden Tag ein Thema vor, welches Sie erledigen. Sie werden sehen, dass Sie effizient und organsiert vorwärts kommen.
Checkliste
- Alte Kalendarien erstezen (Wandkalender, Urlaubspalner usw.)
- Adressammlungen auf dem Computer, im E-Mail-Programm, im Handy ergänzen, aktualisieren oder aussortieren. Auch Lesezeichen im Browser aktualisieren.
- Den Schreibtisch und seine Umgebung aufräumen und aussortieren – putzen
- Jegliche Ablage aus vergangene Jahren, die Sie nun nicht mehr im Büro benötigen, an anderer Stelle (Archivkeller zum Beispiel) ablegen
- Ablagebeschriftungen aktualisieren
- Neue Trennblätter in Ordnern anlegen (angepasst ans neue Jahr)
- Nicht mehr benötigte Projektunterlagen aus dem alten Jahr ablegen
- Unterlagen aussortieren, dessen gesetztliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist
- Fachliteratur und Zeitschriften aus dem letzten Jahr archivieren oder entsorgen (Bestimmte Artikel können ausgeschnitten und in einem gesondertem Ordner aufbewahrt werden)
- Computerdateien, die nicht mehr benötigt werden bei Bedarf extern speichern oder löschen
