Archiv für die Kategorie „Rund ums Büro“
Frauen = Multitasking?
Frauen sind Multitaskingfähig – das haben wir alle schon häufig gehört! In gewisser Weise stimmt das auch: Frau kann telefonieren, sich dabei etwas aufschreiben und daneben noch ihre Lieblingssendung gucken! Aber bei all diesen Dingen handelt es sich um Nebensachen. Es spielt keine Rolle [fällt vielleicht auch niemals auf], wenn von der Sendung etwas nicht mitbekommen oder das Telefonat nicht gänzlich wahr genommen wurde.
Die Dame, die schon einmal versucht hat auf dem einen Ohr zu telefonieren und nebenbei weiterzuarbeiten, also zum Beispiel einen Text zu schreiben, in dem es um etwas völlig anderes ging, weiß: Auch Frauen sind nicht Multitaskingfähig! Natürlich kann Frau [wie auch Mann] beides gleichzeitig, aber beides geschieht nur halbherzig! Die Qualität des Textes sinkt garantiert und wie viel hat man danach wirklich vom Telefonat mitbekommen?
Wissenschaftliche Untersuchungen belegen dies sogar: Die Qualität der Arbeiten sinkt, wenn mehrere Dinge gleichzeitig getan werden. Das Gehirn ist überlastet und am Ende muss Zeit aufgewandt werden, um entstandene Fehler auszubügeln. Wer also bisher immer noch dem Ammenmärchen geglaubt hat, dass die Arbeit schneller von der Hand geht, wenn mehrere Dinge gleichzeitig erledigt werden, sollte sich nun eines Besseren belehren lassen. Das Gegenteil ist der Fall: Es passieren unweigerlich Fehler!
Um bei der Arbeit besser vorwärts zu kommen, ist es besser gleiche Dinge zusammen zu fassen!
Zum Beispiel:
- Telefonate [wenn möglich!] sammeln und Telefonliste an einem Stück abtelefonieren! Wurde jemand nicht erreicht, kann er nach Erledigung der anderen Telefonate noch einmal angerufen [und vielleicht erreicht] werden.
- Post an einem Stück eintüten und nicht jedes Schreiben einzeln, wenn es fertig wird.
- Auch Ablage sollte auf Stoß abgeheftet werden und nicht immer sofort, wenn ein Ablagestück anfällt.
Fazit: Alles schön der Reihe nach!
Wie ist der Dress-Code?
Es steht mal wieder ein gesellschaftliches Ereignis an, eine Familienfeierlichkeit etwa oder ein besonderer, geschäftlicher Anlass …
Findet in unserer Familie etwas Feierliches statt, laufen vorher häufig die Telefonleitungen heiß und es geht nur um eine einzige Frage: Wie ist der Dress-Code? Innerhalb der Familie kann so was noch recht einfach geklärt werden: Sofern nämlich vom Gastgeber nichts vorgegeben wurde, liegt man zumindest nicht völlig daneben, wenn sich mehrere Personen auf einen Dress-Code verabreden. 
Was aber tun, wenn kein Dress-Code bekannt und eine solche Verabredung nicht möglich ist? Diesen Beitrag weiterlesen »
Word: Rechtschreibprüfung und Autokorrektur
photo credit: computerjoe
MS Word bietet uns viele tolle Funktionen! Unter anderem können wir die Rechtschreib- und Grammatikprüfung nutzen. Die Rechtschreib- und Grammatikprüfung weist uns schon direkt während der Eingabe auf mögliche Fehler hin. Über F7 können Sie die Rechtschreib- und Grammatikprüfung aufrufen und sich Verbesserungsvorschläge, zu möglichen Fehlern, anzeigen lassen.
Zusätzlich gibt es die Autokorrektur-Funktion! Die bereits vorhandene Autokorrektur-Liste können Sie ganz nach Ihren Wünschen und Bedürfnissen erweitern. Normalerweise ist die Autokorrektur standardmäßig eingeschaltet. Sollte das bei Ihnen nicht der Fall sein, können Sie unter
- Extras
- Autokorrektur Optionen
- Häkchen setzen bei „Während der Eingabe ersetzen”
die Autokorrektur einschalten.
In der gleichen Registerkarte können Sie die vorhandenen Autokorrektureinträge auch einsehen und nach Belieben bearbeiten oder erweitern.
Outlook: E-Mail-Adressen schnell einfügen
Um in Outlook E-Mail-Adressen einzufügen können Sie über die “An” Funktion die entsprechende E-Mail-Adresse heraussuchen. Schneller geht es, wenn Sie den ersten Buchstaben der E-Mail-Adresse im “An”-Feld eingeben und dann die Tastenkombination STRG + K drücken. Es öffnet sich ein Dialogfeld mit allen passenden E-Mail-Adressen und durch markieren und OK oder Doppelklick können Sie die entsprechende Adresse auswählen.
Wird im “An”-Feld von Ihnen ein Name eingegeben, vergleicht Outlook den Namen mit allen vorhandenen Namen in Ihrem Adressbuch. Wird der Name rot unterkringelt, ist er mehrfach in Ihrem Adressbuch vorhanden. Sie können den unterkringelten Namen dann einfach mit einem Rechtsklick auswählen. Es öffnet sich daraufhin ein Dialogfeld, aus dem Sie denn passenden Empfänger bestimmen können.
Pressemitteilung verfassen
Eine Pressemitteilung hat sich zur geschickten Variante der Werbung für Ihr Unternehmen etabliert. Presseberichte scheinen deutlich glaubhafter zu sein, als zum Beispiel eine geschaltete Werbeanzeige. Zudem ist es auch deutlich günstiger eine Pressemitteilung zu veröffentlichen, als eine Anzeige in der Tageszeitung zu schalten. Die Themen Ihrer Pressemitteilungen sollten Sie sorgfältig auswählen, denn nicht alles, was Sie interessiert, ist nicht auch für den Redakteur oder die Leser interessant. Ihre Pressemitteilung muss als erstes den Redakteur überzeugen, denn dieser entscheidet, ob Ihre Mitteilung veröffentlicht wird oder nicht.
Ihre Pressemitteilung sollte daher
- einen aktuellen Aufhänger haben
- einen regionalen Bezug und/oder
- etwas ungewöhnliches oder überraschendes bieten.
Der Aufbau Ihrer Pressemitteilung sollte wie folgt aussehen:
1. Ihre Pressemitteilung sollte als Überschrift “Presseinformation” oder “Pressemitteilung” in Fettschrift tragen.
2. Darunter kommt die Headline. Hier sollten Sie in kurzen Worten erklären, worum es in Ihrer Pressemitteilung geht.
3. Der erste Absatz Ihrer Pressemitteilung ist eine Zusammenfassung. Hier sollte das Wichtigste kurz zusammengefasst werden. Hilfreich sind hier die fünf W-Fragen: Wer, Wann, Wo, Wie, Warum!
4. Dann geht es an den eigentlichen Text! Sie liefern hier alle weiteren Informationen zu Ihrer Nachricht. Dabei ist zu beachten, dass der Informationsgehalt der Wichtigkeit nach sortiert wird. Sie fangen also mit den wichtigsten Informationen an und die Wichtigkeit nimmt nach unten ab.
5. Zum Schluss Ihrer Pressemitteilung liefern Sie ein Fazit, einen kurzen Satz, um die Pressemitteilung abzuschießen.
6. Unter die Pressemitteilung gehören Ihre Kontaktdaten. Das heißt, Sie nennen Ihre vollständige Adresse und die Pressekontaktperson.
7. Als redaktionellen Hinweis können Sie noch eine kurze Zusammenfassung Ihres Unternehmens anfügen. Diese sollte aber in kleiner Schrift geschrieben sein und ist kein Muss.
8. Wenn Sie Ihre Pressemitteilung an eine Redaktion weitergeben, sollten Sie noch darauf hinweisen, dass Ihre Mitteilung honorarfrei abgedruckt werden kann. Darüber hinaus, sollten Sie eine Pressemitteilung niemals einfach so an den zuständigen Redakteur senden. Ein kleines, freundliches Begleitschreiben, direkt an den Redakteur, sieht immer besser aus. Erkundigen Sie sich nach einigen Tagen, ob Ihre Pressemitteilung angekommen ist und ob Sie veröffentlich wird.
